Mini ERP trên Google Sheets + GAS + Google Chat

Vấn đề

SME cần quản lý đơn hàng, tồn kho, công nợ — nhưng một ERP thực thụ vừa đắt, vừa nặng, vừa đòi hỏi đào tạo cả đội. Trong khi đó dữ liệu của họ vốn đã nằm trong Google Sheets, và cả công ty vốn đã chat với nhau hằng ngày. Vậy tại sao giao diện của "ERP" không phải chính là khung chat?

Kiến trúc — 3 lớp

• Google Sheets = kho dữ liệu: mỗi sheet là một bảng (Orders, Inventory, Debts), có sheet cấu hình ngưỡng cảnh báo riêng.
• Google Apps Script = tầng nghiệp vụ: các hàm domain (tạo đơn, trừ kho, ghi công nợ), một Web App endpoint cho Google Chat gọi vào, và LockService để chống hai người ghi đè nhau cùng lúc.
• Google Chat = giao diện: slash command để thao tác (/don-moi, /ton-kho, /cong-no), bot trả lời bằng card message có nút bấm, và trigger buổi sáng chủ động bắn cảnh báo tồn kho thấp / công nợ quá hạn vào đúng room của người phụ trách.

Cách hoạt động

Ví dụ luồng "tạo đơn từ một câu lệnh chat":

1. Nhân viên gõ /don-moi kèm thông tin khách và sản phẩm ngay trong Google Chat.
2. Chat gửi payload đến GAS Web App; script parse, validate, lấy khoá bằng LockService.
3. Script ghi đơn vào Orders, trừ tồn kho trong Inventory, cập nhật Debts nếu bán chịu.
4. Bot trả về card xác nhận (mã đơn, tồn còn lại) ngay trong luồng chat — cả team cùng thấy.

Sáng nào bot cũng tự rà một lượt: mặt hàng nào dưới ngưỡng, khoản nợ nào quá hạn — và nhắn thẳng người phụ trách thay vì chờ ai đó mở sheet ra xem.

Kết quả & hướng mở rộng

Hệ thống đang vận hành thật với chi phí bằng 0 — không license, không server. Giới hạn cũng rất thật và cần nói thẳng: Sheets chịu tốt ở quy mô vài chục nghìn dòng và GAS có quota thời gian chạy mỗi ngày; khi vượt ngưỡng đó, lớp dữ liệu nên chuyển sang Postgres còn lớp Chat + nghiệp vụ giữ nguyên — kiến trúc 3 lớp tách bạch chính là để dành cho ngày ấy.